Arbeitgeber muss Arbeitnehmer auf Urlaubsanspruch hinweisen

Das Bundesarbeitsgericht befasste sich aktuell mit der Frage, ob ein Arbeitgeber seine Mitarbeiter explizit darauf hinweisen müsse, welchen Urlaubsanspruch sie haben.
Ja, dazu ist er verpflichtet – so die Richter in Erfurt (9 AZR 423/16, Urteil vom 19.02.2019).

Die Rechtslage bisher: Der gesetzliche Mindesturlaub muss innerhalb eines Kalenderjahres angetreten werden. Diese Frist kann aber unter gewissen Voraussetzungen bis Ende März des Folgejahres verlängert werden. Wenn die Urlaubstage danach nicht genommen wurden, erlischt der Anspruch des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, seine Mitarbeiter auf deren Urlaubsanspruch hinzuweisen.

Diese Rechtspraxis widerspricht dem Europarecht. Dies hat der EuGH bereits im November 2018 entschieden (AZ C-684/16).

Von großer Tragweite für die unternehmerische Praxis ist in Folge dieses EuGH-Urteils das aktuelle Urteil des Bundesarbeitsgerichtes: Der Urlaubsanspruch erlischt nur dann, wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter explizit und in völliger Transparenz auf den Urlaubsanspruch hingewiesen hat, dieser somit in die Lage versetzt wurde, in Kenntnis aller relevanter Umstände frei darüber zu entscheiden, ob er seinen Urlaub in Anspruch nimmt. Zudem muss der Arbeitgeber den Mitarbeiter auch über die Folgen einer Nicht-Inanspruchnahme – nämlich den endgültigen Verlust der Urlaubstage – hingewiesen haben.

Das Bundesarbeitsgericht legte außerdem fest, dass diese Regelung rückwirkend gelten soll. Wenn also seither Urlaubstage „verfallen“ sind und nachweislich keine Belehrung des Arbeitgebers stattgefunden hat, können diese Tage rückwirkend und zusätzlich zu den regulären Urlaubstagen in Anspruch genommen werden.

Dieses Urteil hat zu großen Unsicherheiten seitens der Unternehmer geführt, wie sie in ihrer Informationspflicht in der Praxis nachkommen sollten. Wann und in welcher Form müssen sie ihre Arbeitnehmer informieren?

Zunächst muss die Information an die Arbeitgeber einmal jährlich in schriftlicher Form erfolgen. Der ideale Zeitpunkt hierfür ist der Beginn des neuen Kalenderjahres, denn dann ist sichergestellt, dass die Arbeitgeber alle 12 Monate für ihre Urlaubspläne nutzen könnten. Die Arbeitnehmer müssen erfahren, wie viele Tage Urlaub ihnen im aktuellen Jahr zustehen. Diese Mitteilung muss eine Aufforderung des Arbeitgebers enthalten, den Urlaub rechtzeitig anzumelden und grundsätzlich auch im aktuellen Kalenderjahr zu nehmen. Wichtig: Jeder Mitarbeiter muss individuell benachrichtigt werden. Ein gesondertes Schreiben kann z.B. der Gehaltsabrechnung beigelegt werden, muss aber für den Arbeitnehmer deutlich von dieser zu unterscheiden sein.

Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben – sei es als Arbeitgeber oder als Arbeitnehmer – wenden Sie sich in unserer Kanzlei in Stuttgart gerne an die Rechtsanwältin Anna Schuhmacher. Vereinbaren Sie einen Termin!